Políticas de Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales.

NOVIEMBRE 24 DE 2016 /Versión. 2

1. INTRODUCCIÓN
   Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, con domicilio en la ciudad de Santiago de Cali, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, implemente a través del presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y eliminar la información que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
   La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS.
   ASESORAR TECNOLOGÍA SAS podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
   De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
   
   • Permiso o Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
   • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
   • Dato personal Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
   • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
   • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
   • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
   • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
   El responsable del tratamiento de sus datos personales es ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, identificado con NIT: 900.489.499-5, con sede principal en la Calle 14A No. 50A-04, Piso 301 de Santiago de Cali, Sitio Web: https://asesorartec.com, Teléfonos: +57 (2) 488 7783 – 316 4920292.
3. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
   ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, tiene una base de datos de información comercial que ha venido utilizando para fines propios de su objeto social y obtenida a través de solicitud de información en su sitio web, solicitudes de cotización electrónicamente y vía telefónica, eventos presenciales y virtuales.
   De la misma manera, tiene una base de datos de audio, con llamadas grabadas cuya única función es colaborar de manera eficiente en resolución de conflictos, las cuales pueden contener en algunos casos información personal.
   Los datos que utiliza ASESORAR TECNOLOGÍA SAS para la normal comunicación con sus prospectos y clientes, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es nombres y apellidos, cargo, profesión u oficio y perfil en redes sociales. Adicionalmente, ASESORAR TECNOLOGÍA SAS utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y datos básicos de contactos en las compañías, tales como nombres, cargos, teléfonos y extensiones. ASESORAR TECNOLOGÍA SAS hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que pueden o no contener firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. Así como cotizaciones presentadas, productos o servicios prestados e información propia de gestión del área comercial y financiera.
   La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios y productos, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social ASESORAR TECNOLOGÍA SAS requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa, financiera y servicio al cliente para las siguientes finalidades:
   
   • Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
   • Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
   • Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
   • Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos.
   • Envío de comunicaciones o información comercial por correo electrónico o a direcciones físicas.
   • Mejorar los servicios que ofrece ASESORAR TECNOLOGÍA SAS.
   • Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.
   El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
   
   • Correo electrónico: protecciondatos@asesorartec.com
   • Comunicación física dirigido a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS a la Calle 14A No. 50A-04, Piso 301. Santiago de Cali, Colombia.
   De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
   
   • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
   • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
   • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
   La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombres y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
   El titular de los datos personales podrá solicitar a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, ASESORAR TECNOLOGÍA SAS actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
   El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS.
En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:

5. TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS REALIZADOS
   Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS. ASESORAR TECNOLOGÍA SAS suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el numeral 4, siempre y cuando sea el titular de los datos.
   La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
   Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante ASESORAR TECNOLOGÍA SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
   El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, con la siguiente información:
   
   • Identificación del Titular
   • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
   • La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer
   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
   Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales ASESORAR TECNOLOGÍA SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. ASESORAR TECNOLOGÍA SAS como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales ASESORAR TECNOLOGÍA SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, ASESORAR TECNOLOGÍA SAS no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581de 2012.
6. DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013
   ASESORAR TECNOLOGÍA SAS ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, y que se describen de manera detallada en el capítulo 3 del presente documento. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en el sitio web https://asesorartec.com. Y en la firma de los correos electrónicos corporativos.
   ASESORAR TECNOLOGÍA SAS considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS para solicitar la supresión de sus datos personales, ASESORAR TECNOLOGÍA SAS concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de los datos.
7. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
   ASESORAR TECNOLOGÍA SAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
8. DATOS SENSIBLES
   Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. ASESORAR TECNOLOGÍA SAS reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
9. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD
   Los datos personales que reposen en las bases de datos de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. ASESORAR TECNOLOGÍA SAS asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera ASESORAR TECNOLOGÍA SAS facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
10. TERCEROS
    Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS.
    ASESORAR TECNOLOGÍA SAS ha celebrado acuerdos de confidencialidad con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
    ASESORAR TECNOLOGÍA SAS informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
    La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS.
    ASESORAR TECNOLOGÍA SAS cuenta con protocolos de seguridad y de acceso a los sistemas de información. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas. Por lo anterior, ASESORAR TECNOLOGÍA SAS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.
12. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
    El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y ASESORAR TECNOLOGÍA SAS, y que ASESORAR TECNOLOGÍA SAS ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; ASESORAR TECNOLOGÍA SAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
13. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
    La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que ASESORAR TECNOLOGÍA SAS ejerza las actividades propias de su objeto social.
14. CONTACTO CON EL RESPONSABLE
    Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a ASESORAR TECNOLOGÍA SAS. Correo electrónico: protecciondatos@asesorartec.com. La presente política rige a partir de su publicación en el sitio web de ASESORAR TECNOLOGÍA SAS